Flex, la gestion commerciale complète que nous adapterons à vos besoins.

En matière de gestion commerciale, chaque client a ses besoins spécifiques. Il faut donc pouvoir s’adapter.

La gestion commerciale Flex répond à la majorité des demandes restées sans solution dans votre ancien logiciel.

Comme Flex récupère les données des gestions commerciales de toute une série de produits concurrents vous migrerez de l’un à l’autre en un minimum de temps.

Du jour au lendemain, vous profitez des multiples avantages de Flex qui augmenteront votre productivité :
  • Touches fonctions pour un encodage plus rapide
  • Listes et impressions paramétrables
  • Envoi des documents par e-mail (intégration avec Outlook/Outlook express / Thunderbird)
  • Import / export Excel
  • Rapidité de sa base de données
  • Statistiques paramétrables dans les consultations clients et articles
  • Nombreux modules
  • Evolutivité – contrat de mise à jour

La richesse des fonctions et la souplesse d’utilisation pour une facturation optimale.

GESTION A LA CARTE DU CYCLE DES DOCUMENTS Notre métier c’est de vous faire facturer … et payer.

Avant cela il y a une série d’étapes plus ou moins longues suivant votre activité.image002
Exemples :

Offre -> commande client -> fabrication -> livraison -> facturation -> paiement

Offre -> commande client -> commande aux fournisseurs -> livraison fournisseurs -> fabrication -> livraison clients -> facturation -> paiement

Offre -> livraisons clients -> facturation -> paiement

Comme tous les cas se retrouvent dans la vie des entreprises, Flex a essayé de les envisager dans leur ensemble. Le logiciel sera mis en place par notre technicien qui selon vos désidérata établira le ou les circuits que vous utilisez dans votre activité. Des cas particuliers tels que livraison sur un site distant avec prise de commande et prise d’acompte puis report des facturations sur le site central sont également mis en œuvre.

Une vente comptoir

Un exemple d’encodage d’une vente comptoir :
  • SELECTION DU VENDEUR
  • SELECTION DU MODE DE PAIEMENTS
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  • LA VENTE EN ELLE-MEME :

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  • Ecran de la liste des offres en cours.

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LES LIENS OU QUAND TOUT SE TIENT

Flex innove encore en intégrant un lien entre les documents, à tout moment vous pouvez retrouver le circuit de l’information.

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On voit ici le parcours depuis l’offre jusqu’à la facture d’un même document pour le client LEJEUNE.

GESTION DE DIFFERENTS ETATS POUR UNE MEME FAMILLE DE DOCUMENTS

CHAQUE DOCUMENT A DES ETATS VARIABLES

LES OFFRESimage012 large

LES FACTURES

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Et vous pouvez redéfinir des états qui vous seront spécifiques.

Voilà qu’il devient très simple de demander par exemple toutes les offres en cours ou toutes les factures à échéance…

UNE RECHERCHE FACILE ET COMPLETE A TRAVERS L’ENSEMBLE DES DOCUMENTS

A tout moment vous pouvez consulter une liste prédéfinie de filtre sur la base de données.

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Ces demandes vous renverront la liste des documents dans cet état.

Sur base de cette liste on pourra réaliser : Un impression / une exportation excel ou open office / une opération 

(facturation groupée par exemple…)

POSSIBILITE D’ANALYSE PAR :

RAYON / FAMILLE / SOUS-FAMILLE / TAILLE / COULEUR / MODELE / MARQUE / SAISON / MATIERE…

Les informations ont besoin d’être regroupées pour en tirer des conclusions.

Partant de ce constat, Flex ouvre la porte aux zones analytiques dans les documents / articles / clients de manière très souple à nouveau.

Pour chacun des fichiers :

Articles : on va pouvoir si nécessaire définir de 1 à 10 zones.

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Ces zones seront totalement personnalisées à vos besoins.

Pour un bijoutier, on aura par exemple : Rayon / Matière

Pour une superette ce sera : Département / Rayon / Famille

Même le libellé des codes est à votre choix et la longueur requise aussi.

SI VOUS NE VOULEZ PAS UTILISER DE TABLEURS : L’INFORMATION EST DISPONIBLE DANS FLEX

Là encore vous ne serez pas déçus car toutes les grilles sont imprimables depuis le logiciel. Il ne s’agit pas ici d’un produit non terminé où l’on vous répondra à chaque demande – faites un export en excel. Le produit se suffit à lui-même et l’utilisation du tableur est optionnelle pour les dirigeants qui aiment « triturer » leurs chiffres…

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LE SOUCI DU DÉTAIL ET LA QUALITÉ DE LA PRÉSENTATION.

Quand vous utilisez un outil au quotidien vous aimez qu’il soit :

Agréable à utiliser : les barres d’outils

Flex l’a bien compris et l’interface a été pensée afin d’être agréable et simple.

S’inspirant des barres d’outils à la Microsoft mais sans leur « complexité » on retrouve sous chaque écran une barre avec toutes les fonctions principales.

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Une fois dans le document cette barre change et la encore les fonctions les plus importantes vous sont présentées :

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COLORÉ

Partout dans le logiciel, on a introduit la couleur afin d’aider l’utilisateur et  lui simplifier la tâche. Il ne s’agit pas d’un gadget mais ces repaires visuels confirment directement à l’utilisateur qu’il est dans le bon.

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2 exemples de colorisation des différents documents – l’opérateur, par la couleur, sait directement dans quel type de document il se trouve. Vous choisissez les couleurs, bien sûr.

LES MODULES

MODULE DE BASE DE FACTURATION ET DE SUIVI DE GESTION COMMERCIALE

Emet des offres, des notes d’envoi et des factures.

Gère les prix clients à la carte (tarifs, prix spécifiques, remises).

Echange les données avec Excel.

Génère des statistiques de vente paramétrables.

Gère les codes à barres.

Gère les documents en prix HTVA ou prix TVAC.

Couplé avec le module Gestion des paiements, intègre toutes les fonctions nécessaires à la gestion d’un point de vente.

Transferts les clients / fournisseurs, les factures et note de crédit de vente, factures et note de crédit d’achat  et les paiements dans la comptabilité.

Gère les blocages clients sur l’encours, l’échu ou manuellement.

 Ce module dispose en standard de fonctionnalités intéressantes tel que :

- import des signalétiques depuis Excel

- export des rapports standard et paramétrables vers Excel

- assistant pour la création de rapports paramétrables

- gestion des statuts des documents (commande acceptée, confirmée, ouverte, partiellement livrée, soldée, …)

- champs statistiques paramétrables dans la fiche client/fournisseur, la fiche article, l’entête des documents ou les lignes de documents

- affichage de statistiques (paramétrables) dans la fiche client/fournisseur et la fiche article

- archivage des documents au format PDF et envoi par e-mail

- Gestion d'une seconde référence clients fournisseurs (exemple : regroupement de tous les magasins Delhaize sur le tarif du client Delhaize de base)

- Gestion de plusieurs références bancaires BAN et IBAN

- Gestion des frais de port

- Codes analytiques dans les articles (kg / litres / m²)

- Gestion des tarifs

- Gestion des codes à barres (un ou plusieurs code barres par articles / code barre par qté)

- Articles liés (vente d’une carte sim avec un gsm par exemple)

- Gestion des conditionnements

- Gestion des quantités à l'achat et à la vente

- Gestion des prix et remises par article, famille

- Gestion des prix et remises par quantité

- Gestion des prix d'achat TVAC (coefficient multiplicateur du PA par exemple)

- Mémorisation du dernier prix d'achat par fournisseur depuis un document

- Gestion des remises multicritères (période de solde / articles soldables)

- Codes analytiques dans les clients (pays / secteur …)

- Gestion des adresses de livraisons (plusieurs adresses par clients / pouvoir par exemple définir l’adresse à laquelle sont émises les factures qui n’est pas l’adresse habituelle de livraison)

- Gestion des agents (délégué / revendeur)

- Gestion du mode de regroupement des bons de livraisons sur les factures par client. Facturation par semaine / quinzaine / mois / à la demande. Une facture par bon de livraison ou regroupement des bons de livraison ou un mix des deux – certains bons étant facturés seuls et les autres regroupés.

- Multi-législation, cas de la société qui fabrique mais qui facture sur la Belgique et le Luxembourg – les livraisons se faisant sans cette distinction au moment de la facturation les factures sont éclatées entre factures belges et facture Luxembourg

- Dossier d'assurance crédit – client ne payant pas – réimpression de toutes les factures impayées en un clic

- Blocage des (livraisons) clients

- Afficher l'en-cours client dans la fiche

- Codes analytiques dans les documents

- Codes analytiques dans les lignes des documents

- Gestion des statuts

- Gestion de dossiers

- Pourcentage de commission par ligne de document

- Date de livraison par ligne de document

- Avertissement si le prix est inférieur au prix de revient

- Proposer d'importer les Back-Orders dans une nouvelle commande

- Recherche paramétrable des documents

- Calcul de la marge dans les documents de livraison client

DETAILS DES MODULES SPECIFIQUES

LE SUIVI DES NUMEROS DE SERIE

LE SUIVI DES AGENTS

Dans certains programmes, le suivi des agents/délégués et autres apporteurs d’affaire fait l’objet de modules payant spécifiques quand ce n’est pas un développement sur mesure qui est nécessaire.

Flex a pris cette demande en compte et dès le « déballage » vous disposez d’un outil pour calculer les commissions de vos intermédiaires.

SOLUTIONS POUR PLUSIEURS POINTS DE VENTE ET CHAINE DE MAGASINS

Plusieurs solutions existent qui permettent de répondre aux 2 cas de figures suivants :

* le point de vente / magasin / délégué a avec lui accès à internet : ACCES A DISTANCE AU SIEGE CENTRAL

* le point de vente / magasin / délégué a avec lui accès n'a pas accès internet  : REPLICATION

Les 2 solutions pouvant être mixées (exemple d'un magasin avec un point de vente distant ayant l'adsl et camionnette sur la route devant délivrer des notes d'envoi et des factures)

Je présenterai brièvement les 2 modes de fonctionnement et une idée de leur budget dans les lignes qui suivent.

REPLICATION :

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Un écran de configuration permet de mettre en place les paramètres de l’application.

ACCES A DISTANCE :

La configuration est la suivante :

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Exemple ici 9 points de vente connectés – la consommation de mémoire reste tout à fait acceptable.

Avantages :

Un seul ordinateur central fonctionnant sous Windows 7 64 bits Pro va gérer jusque 10 caisses. Chaque utilisateur distant aura des droits d’accès limitant son travail à la seule caisse dont il a la charge.

Par contre, si besoin est, tous les utilisateurs pourront consulter les stocks des autres magasins. (certains stocks peuvent rester privés à la centrale)

La configuration du serveur de télécommunication a été prévue pour ne nécessiter qu’un investissement tout à fait raisonnable.

UN PETIT TRAITEMENT DE TEXTE INTEGRE

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Dans le module offres – on appréciera particulièrement la possibilité d’insérer un vrai texte avec des enrichissements typographiques afin de réaliser des documents de qualité.

Cette fonction est disponible dans tous les documents du logiciel.

COMMANDES AUTOMATIQUES AUX FOURNISSEURS / COMMANDE DIRECTE

Le logiciel intègre bien sûr un outil de commandes automatiques sur base des commandes clients / mise à jour des stocks.

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D’une manière similaire – on peut faire une commande fournisseur directement issue d’une ou plusieurs commandes clients.

DECLARATION INTRASTAT

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Pour les sociétés qui sont soumises à celle-ci le logiciel intègre le module de déclaration intrastat en achats comme en livraisons.

GESTION DE STOCK – PERFORMANCE ET SOUPLESSE

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C’est un vrai point fort du produit par rapport à la concurrence.

Les cas les plus compliqués sont envisageables – le recalcul à n’importe quelle date antérieure est possible.

Des points rarement rencontrés dans d’autres logiciels comme la dévalorisation comptable avec historisation des dévaluations ont été pris en compte.

Bien sûr en plus de l’impression, l’exportation de l’état de stock en Excel est à nouveau au menu.

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PARAMETRAGE

Toutes ces fonctionnalités n’étant pas nécessaires pour votre activité – Flex par un astucieux système de paramètres permet de ne mettre en œuvre que celles qui sont indispensables à la bonne marche de vos affaires.

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Le revendeur qui est formé à tous les aspects du produit, est à même de définir avec vous et selon votre métier les options les plus pertinentes. Il peut ainsi paramétrer au mieux votre produit. Celui-ci, une fois personnalisé, ne sera plus un Flex mais votre Flex – outil de travail au quotidien pour le suivi efficace de votre gestion commerciale.

Pour les commerces ou un ou plusieurs vendeurs ont accès la caisse – des options de sécurité ont été mises en place par Flex. Par un système de droits d’accès et de restrictions liées au mot de passe de l’utilisateur – on peut s’assurer que seul la direction a accès aux données sensibles de l’entreprise (statistiques clients-fournisseurs-ventes / prix d’achat ….). Toutes ces protections nous permettent de proposer des Flex dans tous les types de magasins.

CONCLUSIONS :

Simplicité :

Là encore nous essayons d’apporter une réponse positive : comment ?

seules les fonctions qui vous intéressent seront présentées – on retire de l’écran des vendeurs toutes les barres d’outils qui ne les concernent pas et qui pourraient les gêner – en passant on vous dira aussi que la confidentialité des données est préservées par l’accès au programme suivant le mot de passe on aura ou pas, accès aux données sensibles de l’entreprise. Pas question que quelqu’un d’autre que vous n’ait accès aux statistiques de vente.

L’accès aux différentes fonctions peut se faire à la souris ou directement sur les touches de fonctions. Une interface spéciale est même mise en place si vous utilisez un écran tactile.

AU FINAL

Pas trop compliqué svp ma vendeuse n’aime pas l’informatique !

Nous n’essayerons pas de lui faire aimer … par contre nous avons l’ambition de lui faire apprécier son outil. Flex a depuis le début été prévu pour cacher tout ce qui n’est pas utilisé. Elle ne verra et n’aura sous les yeux que les fonctions relatives à son activité.

Trop beau pour être vrai ?

Sans doute, sommes-nous trop élogieux … à vous de voir. Contactez-nous, nous nous ferons un plaisir de vous écouter et de vous proposer une démonstration du produit en fonction de votre métier.

LE PROGRAMME ET SES MODULES :

Module Gestion des stocks

Suit les livraisons fournisseurs et clients sur plusieurs dépôts.

Importe l’inventaire depuis un fichier Excel ou d’un scanner portable.

Gère différents dépôts de stockage.

Gère les consignations de marchandise.

Valorise l’inventaire à une date suivant les méthodes classiques (PMP, FIFO, DPA, ).

Permet l’édition des inventaire à la date du jour ou à n’importe quelle date précédente. Sur base des mouvements commerciaux le programme recalcule la situation d’inventaire.

Module Gestion des commandes

Enregistre les commandes clients.

Génère les commandes fournisseurs en tenant compte des stocks min/max, des quantités à l’achat, des conditions des fournisseurs (principal et alternatifs).

Gestion des backorders.

Recherche les commandes en attente qui sont entièrement ou partiellement livrables.

Module Articles composés

Définit la composition d’un article. Cette composition est reprise lors de l’encodage des documents clients. On peut gérer les compositions comme des articles liés ayant chacun leur prix de vente (quand on vend un PC, on vend également un écran, un clavier et une souris) ou comme des kits commerciaux (le kit a un prix de vente global et le prix des composés est occulté).

Module Fabrication

Complément au module Articles composés.

Gère la fabrication à plusieurs niveaux.

Commandes les produits finis et semi-finis aux ateliers et les composants aux fournisseurs (calcul des besoins).

Transfère les composants vers les ateliers.

Enregistre les fabrications en ajustant les stocks.

Module Numéro de lots et séries

Suit les composants et les produits finis par n° de série et/ou de lot.

Gère la traçabilité ascendante et descendante.

Module Grille des tailles et couleurs

Associe un article à une grille de tailles et une liste de couleurs.

Génère automatiquement les livraisons des commandes clients suivant une logique spécialement adaptée au secteur du textile.

Module Gestion des paiements

Enregistre les paiements des documents clients (ventes comptoirs ou factures).

Gère les lettres de relance.

Module CRM

Suit les différents contacts avec les tiers (envoi de fax, e-mail, lettres, mémos ; prises de rendez-vous ; historique des actions ;).

S’intègre avec Outlook :

    - planification d'une action dans outlook

    - envoi via outlook

    - import d'email d'outlook

Module Intrastat

Crée les fichiers de déclaration Intrastat (livraison et acquisition) au format IDEP.

Module Abonnements

Génère automatiquement à intervalle de temps choisi des factures pour des clients ou des groupes de clients.

Module Réplication

Permet l’utilisation de la gestion commerciale sur plusieurs sites en assurant le transfert des données entre sites.

Module point de vente

Réceptionne vos marchandises en incrémentant vos stocks.
Imprime des étiquettes avec codes à barres.
Saisit ou scan les articles vendus en décrémentant vos stocks.
Encaisse les paiements.
Imprime la clôture et le livre de caisse.
Gère les cartes de fidélité.
Gère les bons d'achats.
Comptabilise les
ventes et les paiements.
Imprime des statistiques de ventes par rapport aux achats.Et avec le
module de commande :
Enregistre des commands clients.
Encaisse des acomptes sur ces commandes.
Génère des commandes fournisseurs.

Et  les plug-ins

Ils nous permettent d’automatiser de manière optimum votre gestion commerciale à un coût très rentable.  Ce sont des petits bouts de programmes venant s’adjoindre au Flex de base afin de personnaliser certaines fonctions spécifiques à votre activité.

PRIX DES MODULES

Facturation complète hors gestion de stock 800 €
Gestion des Stocks 500 €
 Gestion des Offres / Commande 500 €
 N° de lots et des N° séries (en + du stock)  400 €
Articles composés. 400 €
Fabrication (nécessite les articles composés).  1.200 €
Tailles et des couleurs. 800 €
CRM Base. 800 €
CRM Agenda partagé
& synchro Outlook  400 €
Abonnements    300 €
Déclaration Intrastat.   200 €
Refacturation des taxes(Fostplus,Recupel, Reprobel, Ovibel, Bebat)  200 €
Paiements (pour points de vente + rappel de paiement)   200 €
Chèques cadeau, bon d’achat(nécessite les paiements)   200 €
Véhicules (catalogue, suivi,  Carpass) 300 €
Liaison Banksys   400 €
Exchange (EDI propriétaire : dialogue entre 2 logistics Client/Fournisseur)  500 €

CONTRAT DE MISE A JOUR.

Le contrat de mise à jour est est payable annuellement et vous couvre contre TOUS LES CHANGEMENTS LEGISLATIFS TOUT EN VOUS GARANTISSANT D’OBTENIR 1X L’ANNEE LA NOUVELLE VERSION DU LOGICIEL INTEGRANT TOUTES LES NOUVEAUTES DEVELOPPEES SUITE AUX AMELIORATIONS TECHNOLOGIQUES ET AUX SUGGESTIONS DES UTILISATEURS.